○丸森町文書取扱規程

平成29年3月17日

訓令甲第3号

丸森町文書取扱規程(平成10年丸森町訓令甲第2号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条―第18条)

第2章 文書の受領、配布及び収受(第19条―第22条)

第3章 文書の処理(第23条―第32条)

第4章 文書の施行(第33条―第38条)

第5章 文書の整理、保存等(第39条―第57条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は、丸森町における文書の取扱いに関し、別に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。

(用語の意義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 紙文書及び電子文書をいう。

(2) 紙文書 職員が職務上作成し、又は取得した書面及び図画をいう。

(3) 電子文書 職員が職務上作成し、又は取得した電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作られた記録をいう。)であって、一定の事項が記録されたものをいう。

(4) 簿冊 文書管理システム内の簿冊及び紙簿冊(紙文書に用いる簿冊をいう。以下同じ。)をいう。

(5) 文書管理 文書の発生から系統的に分類、整理、保管及び保存し、不要となった文書を廃棄するまでの一連の過程をいう。

(6) 文書事務 文書管理に際して発生するすべての事務をいう。

(7) 電子メール 情報通信網を利用し専用のソフトウエアを介して交換するデータをいう。

(8) 文書管理システム 文書事務を電子情報処理組織を使用して処理する情報処理システムをいう。

(9) 決裁 丸森町決裁規程(昭和41年丸森町訓令甲第11号)第2条に規定する決裁をいう。

(10) 回議 審査、合議及び決裁の一連の行為をいう。

(11) 供覧 収受した文書又は決裁が完了した文書を、関係職員の閲覧に供することをいう。

(12) 保管 完結した文書について分類を行い、簿冊に整理し、当該事務担当課及び室(以下「主務課」という。)の書庫又は電磁的記録として、当該文書が完結した年度の末日まで保有することをいう。

(13) 保存 文書を整理した簿冊を、完結した年度の翌年度の4月1日から、この規程に定められた期間、書庫等の定められた場所に、又は電磁的記録として保有することをいう。

(文書の種類)

第3条 文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 法規文

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

(2) 公示文

 告示 行政処分又は法令により告示すべき一定の事実について町民に公示するもの

 公告 単に一定の事実について町民に公示するもの

(3) 令達文

 訓令

(ア) 訓令甲 権限の行使又は職務に関し所属の機関又は職員に対し命令するもので公表するもの

(イ) 訓令乙 権限の行使又は職務に関し所属の機関又は職員に対し命令するもので公表しないもの

 達 特定の個人又は団体に対して行う行政処分を表すもの

 指令 個人、団体又は下級庁からの申請又は願に対して行う行政処分を表すもの

(4) 往復文

通達(依命通達)、通知、照会、依願、回答、報告、諮問、答申、進達(副申)、申請、願、届、建議等

(5) その他

契約書、辞令、裁決書、証書、表彰文、あいさつ文、書簡文等

(文書の書式)

第4条 文書の書式は、次のとおりとする。

(1) 条例

 新制定の場合

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注 等の表示は、第1字目、第2字目等から記載することを表す。

○は、空白にすべき字数を表す。以下同じ。

 全部改正の場合

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 一部改正の場合

(ア) 1つの条例の一部を改正する場合

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(イ) 2つ以上の条例の一部を1つの条例で改正する場合

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(ウ) 附則で他の条例を改正する場合

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 廃止の場合

(ア) 1つの条例を廃止する場合

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(イ) 2つ以上の条例を1つの条例で廃止する場合

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(ウ) 附則で他の条例を廃止する場合

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(2) 規則

条例の例による。

(3) 告示

 新制定の場合

(ア) 規程形式を用いる場合

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(イ) 規程形式を用いない場合

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 一部改正の場合

(ア) 規程形式を用いる場合

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(イ) 規程形式を用いない場合

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 廃止の場合

(ア) 規程形式を用いる場合

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(イ) 規程形式を用いない場合

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(4) 公告

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(5) 訓令甲

令達先に関する以外は、告示の例による。

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(6) 訓令乙

令達番号に「丸森町」を冠しないこと及び令達先以外は、告示の例による。

 規程形式を用いる場合

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 規程形式を用いない場合

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(7) 

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(8) 指令

 一般の場合

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 申請書、願書等の副本に奥書する場合

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(9) 往復文

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注 ファクシミリによる送信の場合(公印省略文書に限る)は、文書の左上部余白に「(ファクシミリ施行)」と表示し、送信枚数が2枚以上になるときは文書の右下部余白に「(何枚中何枚目)」と表示する。

(条例等の要領)

第5条 条例、規則並びに規程形式をとる告示及び訓令(以下「条例等」という。)は、次の要領によるものとする。

(1) 条例等には題名を付けること。

(2) 本則中条文の数が多い場合は、章、節等に分けて整理すること。この場合、題名の次に目次をおき、目次の各章、各節等には、それに含まれる条文の範囲を括弧書きで示すものとする。

(3) 各条文の左上にその条文の規定事項の内容を略記し、見出しとして付すること。この場合に、連絡する数個の条文が同種類の事項を規定しているときは、最初の条文にだけ見出しを付するものとする。

(4) 用語の定義をするときは、その条文に限り、定義する語句にかぎ括弧(「」)を付すこと。ただし、各号列記の形式で用語の定義をするときは、かぎ括弧を付さないものとする。

(5) 同一の用語を数次にわたり使用するときは、最初の条文においてその用語の次に(以下「何々」という。)と簡略する旨括弧書きして、第2回以後は、それを用いること。

(6) 同一条文中の項が2つ以上になるときは、第2項以後の項に算用数字でその項を表す番号を付すること。条をおかないで2項以上にわたるときは、第1項にも項番号を付するものとする。

(7) 号を表すときは、括弧付き算用数字で号番号を付すこと。

(8) 法令を引用する場合は、引用法令の題名の次に公布年及び法令番号を括弧書きすること。ただし、第2回以後の引用には、単に題名のみをもって足りるものとする。

(9) 附則は、特に必要のある場合のほか、条で構成せず、項で構成すること。

(10) 別表様式等があるときは、附則の次に別表様式の順で記載すること。

(文書の形式)

第6条 文書の形式は、次のとおりとする。

(1) 発信者名は、原則として職名を用い、特に必要がある場合は、氏名を記すこと。ただし、町長名の場合は、必ず氏名を記すものとする。

(2) 訓令の令達先の記載方法は、次の要領によること。

 町の機関全般に対する場合は、「庁中一般」とする。

 本庁全般に対する場合は、「本庁」とする。

 本庁の特定課(室)に対する場合は、「何課(室)」、その他の機関に対する場合は、当該機関の正式名称とする。この場合、「丸森町」は冠しない。

 同一名称の機関全般に対する場合は、「各何々」とし、「丸森町」は冠しない。

 令達先が2つ以上あるときは、並列する。

(3) 達及び指令の令達先の記載方法は、次の要領によること。

 個人にあっては、その住所及び氏名

 法人にあっては、その所在地及び名称

 法人でない団体にあっては、その所在地及び名称並びに代表者又は責任者の住所及び氏名

 申請者が多数の場合は、連名者又は代表者の住所及び氏名並びに代表者たることの表示

(4) 条例等で号を細別する場合に用いる指示番号は、次のとおりとし、左から順に用いること。

(ア)

(イ)

(ウ)

(5) 前号以外の場合で文を細別するために用いる指示番号は、次のとおりとし、左から順に用いること。

1

(1)

(ア)

2

(2)

(イ)

3

(3)

(ウ)

(6) 条文には、必ず句読点をつけること。事物の名称等を名詞形で列挙する場合には、句点を用いないが、「……とき」、「……こと」で文が終っているとき及び名詞形の字句の後に更にただし書等の文章が続くときは、句点を用いるものとする。

(7) 達及び指令は、その根拠法条、処分の事由等を明らかにすること。

(8) 告示した事項を引用する場合は、告示及び番号の次に括弧書きでその内容を要約すること。

(条文の改正等の形式)

第7条 条文の改正等の形式は、次の例によるものとする。

(1) 条文を改正する場合

 条を改正する場合

第 条を次のように改める。

第何条○…………………………

 項を改正する場合

第何条第何項を次のように改める。

(項番号)○…………………………

 号を改正する場合

第何条(第何項)第何号を次のように改める。

(号番号)○…………………………

 ただし書を改正する場合

第何条(第何項第何号)ただし書を次のように改める。

ただし、…………………………

 題名を改正する場合

(ア) 題名の全部を改正する場合

題名を次のように改める。

何々

(イ) 題名の一部を改正する場合

題名中「何々」を「何々」に改める。

 字句を改正する場合

(ア) 第何条(第何項第何号、第何条本文、第何条ただし書等)中「何々」を「何々」に改める。

(イ) 第何条、第何条及び第何条中「何々」を「何々」に改める。第何条から第何条までの規定中「何々」を「何々」に改める。

(ウ) 何々条例(何々規則、何々規程)本則(附則、別表、様式)中「何々」を「何々」に改める。((イ)及び(ウ)は、とりあげる条文、条例等中に改正すべき同一字句が多数あるときに用いる。)

 様式を改正する場合

様式第何号を次のように改める。

様式第 号(第 条関係)


(2) 条文の追加

 条を追加する場合

(ア) 第何条の次に次の1条を加える。

第何条○…………………………。

(条例等の末尾に追加する場合に用いる。)

(イ) 第何条の次に次の2条を加える。

第何条の2○…………………………。

第何条の3○…………………………。

(ウ) 第何条を第何条とし、第何条を第何条とし、第何条の次に次の1条を加える。

第何条○…………………………。

(エ) 第何条を第何条とし、第何条から第何条までを1条ずつ繰り下げ、第何条の次に次の1条を加える。

第何条○…………………………。

(繰り下げる条が4以上の場合に用いる。)

 項を追加する場合

(ア) 元の条文が1項だけのとき。

第何条に次の1項を加える。

2○…………………………。

(イ) 元の条文が2項以上のとき。

第何条第何項の次に次の1項を加える。

(項番号)○………………。

(ウ) 項と項の間に項を追加するとき。

a 第何条中第何項を第何項とし、第何項を第何項とし、第何項の次に次の1項を加える。

(項番号)○………………。

b 繰り下げる項が4以上の場合は、条を追加する場合の(エ)の例による。

 号を追加する場合

項を追加する場合の例による。

 各項に後段を追加する場合

第何条(第何項)に後段として次のように加える。

…………………………。

 ただし書を追加する場合

第何条(第何項第何号)に次のただし書を加える。

ただし、…………………………。

 字句を追加する場合

第何条(第何項、第何号、各号列記以外の部分ただし書)中「何々」の次に「何々」を加える。

 別表又は様式を追加する場合

(ア) 元の条例等に別表又は様式がついていないとき。

附則の次に次の別表(様式)を加える。

別表(様式第何号)(第 条関係)


(イ) 元の条例等に既に別表又は様式がついているとき。

別表第2の次に次の別表を加える。

別表第3(第 条関係)


(3) 条文の削除

 条を削除する場合

(ア) 第何条を次のように改める。

第何条○削除

(イ) 第何条から第何条までを次のように改める。

第何条から第何条まで削除

第何条及び第何条を次のように改める。

第何条○削除

第何条○削除

(ウ) 第何条(第何条から第何条まで)を削る。(第何条を第何条とし、第何条から第何条までを1条ずつ繰り上げる。)

 項を削除する場合

条を削除する場合の(ウ)の例による。

 号を削除する場合

条を削除する場合の例による。

 後段ただし書又は字句を削除する場合

第何条(第何項、第何号)後段、ただし書(中「何々」)を削る。

 別表又は様式を削除する場合

(ア) 別表又は様式が1つのとき。

別表(様式)を削る。

(イ) 別表又は様式が2以上あるとき。

a 中間の別表又は様式を削除するとき。

別表(様式)何々を次のように改める。

別表(様式)何々削除

別表(様式)何々を削り、別表(様式)何々を別表(様式)何々とし、別表(様式)何々を別表(様式)何々とする。

b 末尾の別表又は様式を削除するとき。

別表(様式)何々を削る。

(附則の規定方法)

第8条 附則に規定する事項の規定の順序及び方法は、おおむね次の例によるものとする。

(1) 施行期日に関する規定

 公布又は公表の日から施行する場合

(ア) この条例(規則)は、公布の日から施行する。

(イ) この告示(訓令)は、 年 月 日から施行する。

 将来の特定の日から施行する場合

(ア) この条例(規則、告示、訓令)は、 年 月 日から施行する。

(イ) この条例の施行期日は、公布の日から起算して何月を超えない範囲内で規則で定める。

 特定事実の発生にかからせる場合

この条例は、何々条例の施行の日から施行する。

 過去にさかのぼって適用する場合

この条例(規則)は、公布の日から施行し、 年 月 日から適用する。

この告示(訓令)は、 年 月 日から適用する。

(2) 既存の条例等の廃止に関する規定

第3条第1号エ(ウ)に定めるところによる。

(3) 経過措置に関する規定

 この条例(規則、告示及び訓令)施行の際、現に何々であるものは、この条例第何条の規定による何々とみなす。

 この条例の施行前に何々した何々については、なお、従前の例による。

(4) 他の条例等の改正に関する規定

何々条例( 年丸森町条例第 号)の一部を次のように改正する。「何々」を「何々」に改める。

(5) 当該条例の有効期間に関する規定

 この条例は、 年 月 日限りその効力を失う。

(まで効力を有する。)

 この条例は、この条例施行後何年を経過した日にその効力を失う。

(6) その他の規定

この条例を適用する地区は、別に定める。等

(辞令の書式)

第9条 定数内の一般職員の任免発令形式は、次のとおりとする。

(1) 採用、配置換等



氏名

丸森町職員に任命する

○○職給料表○級○号を給する

○○に補する

○○課勤務を命ずる

所属

職名

氏名

○○職給料表○級○号を給する

○○に補する

○○課勤務を命ずる

所属

職名

氏名

丸森町○○の事務部局へ出向を命ずる

丸森町○○職員


氏名

丸森町○○職員に併せて任命する

○○職給料表○級をもって待遇する

○○に補する

所属

職名

氏名

兼ねて○○に補する(兼ねて○○課勤務を命ずる)

所属

職名

氏名

○○兼務を解く(○○課兼務を解く)

丸森町○○職員


氏名

願により本職を免ずる

(2) 休職

所属

職名

氏名

地方公務員法第28条第2項第1号の規定により休職を命ずる

休職期間は 年 月 日から 年 月 日までとする

休職期間中の給与は、職員の給与に関する条例第23条第1項第3号の規定により給料、扶養手当、地域手当、住居手当及び期末手当の100分の80を支給する

所属

職名

氏名

地方公務員法第28条第2項第2号の規定により休職を命ずる

休職期間中の給与は、職員の給与に関する条例第23条第1項第4号の規定により給料、扶養手当、地域手当、住居手当及び期末手当の100分の60(以下)を支給する

所属

職名

氏名

休職期間を 年 月 日まで延長する

(休職期間中は無給とする)

所属

職名

氏名

復職を命ずる

○○職給料表○級○号を給する

○○に補する(○○課勤務を命ずる)

(3) 懲戒

所属

職名

氏名

地方公務員法第29条第1項第○号の規定により懲戒処分として戒告する

所属

職名

氏名

地方公務員法第29条第1項第○号及び職員の懲戒の手続及び効果に関する条例第3条の規定により懲戒処分として 年 月 日から 年 月 日までの間給料の10分の1(以下)を減ずる

所属

職名

氏名

地方公務員法第29条第1項第○号及び職員の懲戒の手続及び効果に関する条例第4条の規定により懲戒処分として 年 月 日まで○か月間停職する

所属

職名

氏名

地方公務員法第29条第1項第○号の規定により懲戒処分として免職する

2 前項各号に規定するもの以外の任免発令形式については、当該規定を参考に別に定めるものとする。

3 発令は、次の様式による辞令を交付して行う。

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(事務処理の原則)

第10条 事務の処理は、原則としてすべて文書により所定の決裁を終わらなければ施行することができない。

2 文書事務は、文書管理システムにより行うことを原則とする。

(文書取扱いの原則)

第11条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、もって事務能率の向上に努めなければならない。

(総務課長の職務)

第12条 総務課長は、文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう留意し、必要があるときは、調査を行い、報告を求め、又は指導を行うことができる。

(文書取扱責任者及び文書取扱主任)

第13条 丸森町課設置条例(昭和61年丸森町条例第2号)に規定する課、会計室及び丸森病院(以下「各課等」という。)に文書取扱責任者及び文書取扱主任を置く。

2 文書取扱責任者は、課長補佐、室長補佐及び事務長補佐の職にある者を、文書取扱主任は、班長の職にあるものをもって充てる。

(文書取扱責任者及び文書取扱主任の職務)

第14条 文書取扱責任者は、上司の命を受け、次に掲げる事務に従事する。

(1) 文書事務の総括に関すること。

(2) 文書事務の指導及び改善に関すること。

(3) 決裁を受ける文書の審査に関すること。

(4) 前3号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。

2 文書取扱主任は、文書取扱責任者の指導を受け、次に掲げる事務に従事する。

(1) 文書の収受及び発送に関すること。

(2) 文書の処理の促進に関すること。

(3) 未完結文書の追求に関すること。

(4) 文書の整理、保管、引継ぎ、保存及び廃棄に関すること。

(5) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。

(文書取扱責任者会議等)

第15条 総務課長は、文書事務の連絡調整を図るため必要があるときは、文書取扱責任者会議又は文書取扱主任会議を開くことができる。

(執務時間外の文書事務)

第16条 執務時間外の文書事務については、丸森町宿日直規程(昭和47年丸森町訓令甲第6号)に定めるところによる。

(文書関係簿冊)

第17条 文書の取扱いに要する帳簿(以下「帳簿」という。)は、次のとおりとする。

(1) 総務課に備える帳簿

 公示登録簿 (様式第1号)

 指令通達簿 (様式第2号)

 指令文書受付簿 (様式第3号)

 郵便切手受払簿 (様式第4号)

 書留郵便・親展文書・金券等配布簿 (様式第5号)

 文書管理目録 (様式第8号)

(2) 各課等に備える帳簿

 保存文書目録 (様式第14号)

 文書保存届出書 (様式第15号)

 保存文書閲覧簿 (様式第16号)

 廃棄文書目録 (様式第17号)

(文書の記号及び番号)

第18条 文書には、記号及び番号をつけなければならない。ただし、軽易なものは、これを省略することができる。

2 文書の番号は、会計年度ごとに一連番号とする。

3 条例、規則、訓令、告示及び議案等の番号は、前項の規定にかかわらず、暦年ごとに一連番号とする。

4 文書の記号及び番号の表示は、次のとおりとする。

(1) 達及び指令にあっては、番号の前に町名及び令達の種類を冠し、次のとおりとする。

丸森町達第 号

丸森町指令第 号

(2) 往復文にあっては、番号の前に課及び室名の記号を冠し、親展のものには、課及び室名の記号の次に「親」の文字を冠するものとし、次のとおりとする。

(課及び室名の記号)第 号

(課及び室名の記号)親第 号

5 前項に定める課及び室名の記号は、別表第1のとおりとする。

第2章 文書の受領、配布及び収受

(文書の受領及び配布)

第19条 到着した紙文書は、次の方法により総務課において受領し、配布しなければならない。

(1) 紙文書は、必要に応じて開封し、主務課の文書取扱責任者又は文書取扱責任者の指定した者に配布すること。

(2) 親展文書及び書留郵便には、封皮に収受印(様式第7号)を押して、書留郵便・親展文書・金券等配布簿により名あて人に配布し、受領印又は受領した者の署名を徴すること。

(3) 通貨、金券及び有価証券が添付してあるときは、その文書の余白にその旨を付記して、当該通貨、金券及び有価証券は、書留郵便・親展文書・金券等配布簿により現金出納員又は主務課に送付し、受領印又は受領した者の署名を徴すること。

(文書の収受)

第20条 文書取扱責任者は、前条の規定により配布された文書及び主務課に置いて直接受領した文書について、次の方法により処理こと。

(1) 紙文書は、余白に収受印(様式第7号)を押すこと。

(2) 訴願書、審査請求書、入札書、その他収受の日時が権利の得失に関係がある文書は、収受印の下に収受時刻を朱記して文書取扱責任者の印を押し、封筒のあるものは、その封筒を添付すること。

(3) 配布された紙文書のうち、その主管に属さないものがあるときは、直接その主務課に移送することなく、直ちに総務課に返付すること。

(4) 前条第2号及び第3号の規定により書留郵便・親展郵便・金券等配布簿(様式第5号)に登録すべき文書が、直接送達されたときは、直ちに総務課に送付して所定の手続を受けること。

2 文書は、文書管理システムに収受年月日、件名等所定の事項を記録しなければならない。

3 前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、文書管理システムに記録しないことができる。

(1) 案内書その他これに類するもの

(2) 新聞、雑誌その他これらに類する印刷物

(3) 事務処理経過を記録する必要のない文書

(4) その他、主務課において保管及び保存する必要のない文書

4 親展文書については、その名あて人の閲覧後、前3項の手続に準じた手続を取るものとする。

(ファクシミリによる収受)

第21条 前条の規定は、ファクシミリで受信した紙文書の収受について準用する。

(電子メールによる受信)

第22条 電子メールを受信した職員は、その内容が事務処理を要するものであるときは、文書管理システムに必要な事項等を記録しなければならない。

第3章 文書の処理

(起案)

第23条 起案は、文書管理システムで行うものとする。ただし、これにより難いときは、回議用紙(様式第9号)を用いて行うことができる。

2 起案は、原則として一事案につき一起案とする。ただし、関連する事案については、まとめて起案することができる。

(文案の作成要領)

第24条 文案の作成に際しては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 文案はこの規程により一定形式を必要とするものは、その形式によること。

(2) 用字、用語は、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)を用いること。

(回議文書作成の要領)

第25条 回議文書の作成に際しては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 回議文書には、事案が定例又は軽易なものを除き、起案理由、経過の概要、関係法規、その他参考となる事項を付記し、関係書類を添付すること。

(2) 同一案件に関する回議文書は、その処理順序に綴り、それにより難いときは、所要の事項を付記して回議すること。

(3) 文書の施行に関し特別の取扱いを要するものは、「親展」、「書留」、「速達」、「配達証明」、「内容証明」、「小包」、「電報」、「はがき」等と回議文書の所定欄に記録すること。

(文書の回議)

第26条 回議文書は、班長、課長(室長)補佐、課長(室長)及び副町長を経て町長の決裁を受けなければならない。ただし、副町長及び課長等の専決事項に属するものはこの限りでない。

2 合議を受けた事項について意見が一致しないときは、町長の決するところによる。

3 回議された事案の決裁等は、電子決裁により行うものとする。ただし、第23条第1項の規定により回議用紙を用いる場合は、紙決裁により行うものとする。

4 緊急を要する事案は、上司の指示を受けて、通常の手続によらず適宜処理することができる。ただし、事後に所定の手続をとらなければならない。

(審査及び法令審査委員会への付議)

第27条 次に掲げる回議書は、決裁を受ける前に総務課長の審査を受けなければならない。

(1) 条例、規則、訓令、告示等のように公示するもの

(2) 法規の解釈や例規の制定又は改廃に関するもの

(3) 議会に提出しようとする議案に関するもの

(4) 前3号に掲げるもののほか、町長が特に必要と認めるもの

2 総務課長は、条例及び重要な規則、規程については、丸森町法令審査委員会規程(昭和38年丸森町訓令甲第6号)に定める法令審査委員会に付議するものとする。

3 回議文書のうち町長名をもって外部へ発送する文書は、決裁前に各課等の文書取扱責任者の形式審査を受けなければならない。ただし、次に掲げるものにあっては、審査を省略することができる。

(1) 法令等に様式の定めのあるもの

(2) 照会又は依頼文書等に添付されている回答様式等により伺い処理するもの

(3) その他総務課長が適当と認めるもの

4 前項の形式審査は、回議文書の内容について適正な文書の決定がなされるよう次の各号に掲げる基準により、実施するものとする。

(1) 関係課等合議先の適否について

(2) 文体、用字、用語等について

(3) 書類の形式について

(決裁の表示)

第28条 起案した事案が決裁されたときは、文書管理システム又は回議用紙の所定の欄に決裁年月日を記録しなければならない。

(決裁済文書の処理)

第29条 決裁を終えた回議文書(以下「原議」という。)は、文書管理システム等により速やかに施行等の処理をしなければならない。

2 施行を要する原議は、町長の決裁を受けない限り、廃棄又は施行を保留することができない。ただし、副町長及び課長等の専決事項に属するものはこの限りでない。

(例規文書の処理)

第30条 条例等を制定又は改廃しようとするときは、主務課において原案を作成し、起案し、決裁を受けた後、総務課長に原議を送付するものとする。

2 総務課長は、前項により送付された原議に基づき所要の手続をとるものとする。

(議案の処理)

第31条 議会に議案を提出しようとするときは、議案の原案を主務課において作成して、決裁を受けた後、総務課長に原議を送付するものとする。

2 総務課長は、前項により送付された原議に基づき、議案の提出について、所要の手続をとるものとする。

(供覧)

第32条 文書取扱主任は、収受した文書を供覧に付するときは、文書管理システムにより供覧するものとする。

2 原議は、原則として当該事案に関係する職員に供覧するものとする。

第4章 文書の施行

(文書の施行者名)

第33条 文書の施行者名は、町長名を用いなければならない。ただし、法令等に別段の定めがあるときは、この限りでない。

2 前項の規定にかかわらず、事案の軽重により副町長名又は課長(室長)名を用いることができるものとする。その場合においては、職名のみを用い、氏名等は省略することができる。

(文書の日付)

第34条 施行文書の日付は、原則として施行する日としなければならない。

(施行文書の登録等)

第35条 施行を要する原議は、第17条に規定する総務課に備える帳簿又は文書管理システムに登録しなければならない。ただし、軽易なものは、この限りでない。

2 前項の登録を終えた原議は、主務課において施行文書を浄書、校合するものとする。

3 前項の施行文書が指令、達、辞令及び委嘱状等のときは、原議と浄書文書にわたって契印を押さなければならない。

(公印の押印)

第36条 施行文書には、丸森町公印規則(昭和47年丸森町規則第12号)の定めるところにより、公印を押さなければならない。ただし、通知文、案内文、書簡文、あいさつ文及び軽易な文書については、公印の押印を省略することができる。

2 前項ただし書の規定により公印の押印を省略する場合は、書簡文及びあいさつ文を除き発信者名の下に「(公印省略)」と表示するものとする。

3 行政処分、契約、登記、証明その他特に必要と認められる文書にあっては、その紙数が2以上にわたるときはその紙間に、訂正した場合は原則としてその左側余白(縦書きの場合は上部余白)にその旨を付記して、その文書に使用した公印をもって割印又は訂正印を押さなければならない。

(文書の施行)

第37条 施行文書は、総務課において発送するものとする。ただし、軽易な往復文書等については、主務課においてファクシミリ送信又は電子メール送信により施行できるものとし、また、特に説明を要するものは、主務課において手渡し又は使送により施行することができる。

(原議の整理)

第38条 施行済の原議には、文書管理システムにおいて必要事項を記録しなければならない。ただし、第23条第1項の規定により回議用紙を用いる場合は、紙文書による施行済の原議に必要事項を記入し、所定欄に発送者の印を押さなければならない。

第5章 文書の整理、保存等

(文書整理等の原則)

第39条 文書の整理、保管、保存及び廃棄は、原則として文書管理システムにより行うものとする。ただし、この方法によることが適当でないものについては、当該文書に適した方法を用いることができる。

2 前項の文書の整理、保管、保存及び廃棄は、簿冊単位により行うものとする。

(文書の整理)

第40条 文書は、各課長等と総務課長が別に協議して定める文書分類表により、分類番号を付してこれを区分整理するものとする。

2 文書分類表により分類できない文書については、その都度、総務課長が主務課長と協議して、分類番号を定めるものとする。

(文書目録の整理等)

第41条 総務課長は、文書の保管及び保存状況を明確にするため、文書管理目録(様式第8号)を作成しなければならない。

(文書の保管)

第42条 当該年度に発生した文書は、主務課において当該年度末まで保管するものとする。

2 暦年による整理の必要がある文書については、前項の規定にかかわらず、主務課において当該年末まで保管するものとする。

(例規文書等の保管等)

第43条 例規文書の原議は、総務課で交付等の手続き後、総務課で保管し保存する。

2 議案の原議は、総務課で所要の手続き後、総務課で保管し保存する。

(文書の保存年限)

第44条 文書の保存年限は、次のとおりとする。ただし、主管課において、引き続き保管の必要があるものについては、この限りでない。

第1種 永年保存

第2種 10年保存

第3種 5年保存

第4種 3年保存

第5種 1年保存

2 文書の保存年限は、会計年度によるものは翌年度、暦年によるものは翌年の初日から起算するものとする。

3 第1項に規定する保存年限に係る文書は、別表第2のとおりとする。

(簿冊)

第45条 簿冊は、文書分類表、保存年限及び事案の区分ごとに作成し、同区分に適合する文書を整理するものとする。

(簿冊一覧)

第46条 総務課長は、簿冊の分類及び所有課等を明確にするため、簿冊一覧を作成するものとする。

2 前項の簿冊一覧は、年度当初に作成し、所要の修正を加えたうえで年度末に確定するものとする。

(簿冊の作成)

第47条 簿冊は、主務課において作成するものとする。

2 前条で規定する簿冊一覧に定めのない新たな簿冊を作成する場合は、総務課長の承認を受けなければならない。

3 簿冊に整理する文書の順番は、原則として完結年月日順によるものとする。

4 簿冊の作成は、年度別に行うものとする。ただし、暦年による整理の必要がある文書については、暦年別に作成するものとする。

5 簿冊の整理は、文書の完結した日が属する年度の翌年度の5月末日までに完了しなければならない。

6 紙簿冊は、原則として日本工業規格A列4番の大きさとし、表紙(様式第12号)及び背表紙(様式第13号)を付さなければならない。

7 紙簿冊の厚さは、原則として8センチメートルを限度とし、それを超えるときは、分離できない場合を除き、分割して整理するものとする。

(簿冊の管理)

第48条 主務課長は、組織改正等の事象が発生した場合は、必要に応じて、簿冊の移管、統合及び分割を行わなければならない。

(簿冊の届出及び審査)

第49条 主務課長は、整理の完了した簿冊のうち保存年限が10年を超えるものについて、会計に関する文書は毎年7月末日までに、その他の文書は毎年5月末日までに保存文書目録(様式第14号)を作成のうえ文書保存届出書(様式第15号)により総務課長の審査を受けなければならない。

(簿冊の収蔵)

第50条 主務課長は、前条の規定により審査を終了した簿冊を書庫に収蔵するものとする。ただし、会計に関する簿冊については、会計室に移管し、会計管理者が保存する。

(保存文書の閲覧)

第51条 書庫に収蔵した文書(以下「保存文書」という。)は、主務課長の承認を得なければ閲覧することができない。

2 主務課長は、保存文書閲覧簿(様式第16号)を備え、前項の承認をしたときは、所定の事項を記載させたうえ、閲覧させなければならない。

(保存文書の転貸及び持ち出しの禁止)

第52条 閲覧中の保存文書は、転貸し、又は庁外に持ち出してはならない。ただし、主務課長の承認を得たときは、この限りでない。

(マイクロフィルムによる保存)

第53条 保存文書のうち適当と認められるものについては、その文書を撮影したマイクロフィルムを文書に代えて保存することができる。

2 前項のマイクロフィルムの取扱いについては、総務課長が別に定める。

(廃棄)

第54条 保存期間を満了した文書は、主務課において廃棄文書目録(様式第17号)により総務課長及び関係課等に合議し廃棄するものとする。

2 保存期間が満了しない文書であっても、主務課長が保存の必要がないと認めたものは、前項の手続を経て廃棄することができる。

(廃棄文書の処理)

第55条 主務課長は、機密を要する文書を廃棄するときは焼却その他適切な措置を講じなければならない。

(検査)

第56条 総務課長は、書庫の保管状況を随時検査し、必要に応じて、関係課等に指導することができる。

(その他)

第57条 この規程に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は別に定める。

附 則

この規程は、平成29年4月1日から施行する。

附 則(平成30年6月29日訓令甲第8号)

この訓令は、平成30年7月1日から施行する。

別表第1(第18条関係)

総務課

丸総

企画財政課

丸企

町民税務課

丸町

保健福祉課

丸保

子育て定住推進課

丸子

農林課

丸農

商工観光課

丸商

建設課

丸建

会計室

丸会

丸森病院

丸病

別表第2(第44条関係) 文書保存年限種別標準表

第1種 永年保存

1 町行政の総合企画及び運営に関する基本方針の決定に係る文書

2 特に重要な事務及び事業の計画の樹立及び実施に係る文書

3 町の区域の変更並びに町及び字の区域の変更並びに名称の変更に係る文書

4 条例、規則、訓令、告示の制定改廃に係る文書

5 公告公表等公示に係る文書で重要なもの

6 町議会関係の文書で特に重要なもの

7 他の執行機関との事務の委任又は補助執行に係る文書で重要なもの

8 付属機関等に対する諮問及び答申に係る文書で重要なもの

9 不服申立て、審査請求、訴訟、調停及び和解に係る文書

10 許可、認可、承認、取消し等の行政処分に係る文書で法律関係が10年を超えるもの

11 町長、副町長及び会計管理者の事務引継に係る文書

12 任免、賞罰及び履歴に係る文書

13 儀式、表彰及び行事に係る文書で重要なもの

14 予算及び決算に係る文書で特に重要なもの(予算書・決算書等)

15 契約、協定等に係る文書で特に重要なもの

16 公有財産の取得、管理、処分等に係る文書で特に重要なもの

17 補助金の申請及び交付に係る文書で特に重要なもの

18 寄付又は贈与の受納に係る文書で重要なもの

19 損失補償及び損害賠償に係る文書で重要なもの

20 調査研究、統計等に係る文書で特に重要なもの

21 工事施行図書等で特に重要なもの

22 台帳、原簿等で特に重要なもの

23 前各号に掲げる文書に類するものその他永年保存を必要と認める文書

第2種 10年保存

1 重要な事務及び事業の計画の樹立及び実施に係る文書

2 要綱及び重要な要領・基準の制定及び改廃に係る文書

3 町議会関係の文書で重要なもの

4 他の執行機関との事務の委任又は補助執行に係る文書

5 付属機関等に対する諮問及び答申に係る文書で重要なもの

6 陳情、要望等に係る文書で重要なもの

7 通知、催告、申請、届出、報告及び進達に係る文書で将来の例証となるもの

8 許可、認可、承認、取消し等の行政処分に係る文書で法律関係が5年を超えるもの

9 予算及び決算に係る文書で重要なもの

10 金銭の出納に係る証拠書類

11 消滅時効10年に係る文書

12 契約、協定等に係る文書で重要なもの

13 公有財産の取得、管理、処分等に係る文書で重要なもの

14 補助金の申請及び交付に係る文書で重要なもの

15 貸付金に係る文書で重要なもの

16 損失補償及び損害賠償に係る文書

17 調査研究、統計等に係る文書で重要なもの

18 工事施行図書で重要なもの

19 台帳、原簿等で重要なもの

20 前各号に掲げる文書に類するものその他10年保存を必要とする文書

第3種 5年保存

1 事務事業の計画の樹立及び実施に係る文書

2 要領及び基準の制定及び改廃に係る文書

3 公告、公表等公示に係る文書で重要なもの

4 町議会関係の文書

5 付属機関等に対する諮問及び答申に係る文書

6 陳情、要望等に係る文書

7 通知、催告、申請、届出、報告及び進達に係る文書

8 許可、認可、承認、取消し等の行政処分に係る文書で法律関係が3年を超えるもの

9 儀式、表彰及び行事に係る文書

10 予算及び決算に係る文書

11 消滅時効5年に係る文書

12 契約、協定等に係る文書

13 公有財産の取得、管理、処分等に係る文書

14 補助金の申請及び交付に係る文書

15 貸付金に係る文書

16 寄付又は贈与の受納に係る文書

17 調査研究、統計等に係る文書

18 工事施行図書等

19 台帳、原簿等

20 前各号に掲げる文書に類するものその他5年保存を必要と認める文書

第4種 3年保存

1 公告、公表等公示に係る文書

2 その他3年保存を必要と認める文書

第5種 1年保存

1 事務及び事業の執行に係る文書で軽易なもの

2 町議会関係の文書で軽易なもの

3 陳情、要望等に係る文書で軽易なもの

4 通知、催告、申請、届出、報告及び進達に係る文書で軽易なもの

5 儀式、表彰及び行事に係る文書で軽易なもの

6 予算及び決算に係る文書で軽易なもの

7 契約、協定等に係る文書で軽易なもの

8 公有財産の管理に係る文書で軽易なもの

9 一時貸付に係る文書

10 寄付又は贈与の受納に係る文書で軽易なもの

11 調査研究、統計等に係る文書で軽易なもの

12 工事施行図書等で軽易なもの

13 台帳、原簿等で軽易なもの

14 前各号に掲げるもののほか、第1種、第2種、第3種及び第4種に属しない文書

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様式第6号 削除

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様式第10号 削除

様式第11号 削除

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丸森町文書取扱規程

平成29年3月17日 訓令甲第3号

(平成30年7月1日施行)

体系情報
第3類 行政通則/第2章 文書・公印/
沿革情報
平成29年3月17日 訓令甲第3号
平成30年6月29日 訓令甲第8号