(趣旨)

第1条　この規程は、丸森町における文書の取扱いに関し、別に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書の種類)

第3条　文書の種類は、次のとおりとする。

(事務処理の原則)

第4条　事務の処理は、原則としてすべて文書により所定の決裁を終わらなければ施行することができない。

(文書取扱いの原則)

第5条　文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、もって事務能率の向上に努めなければならない。

(総務課長の職務)

第6条　総務課長は、文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう留意し、必要があるときは、調査を行い、報告を求め、又は指導を行うことができる。

(文書取扱責任者及び文書取扱主任)

第7条　丸森町行政組織規則(昭和56年丸森町規則第1号)第5条から第8条の2まで及び第27条に規定する課、室及び丸森病院(以下「各課等」という。)に文書取扱責任者及び文書取扱主任を置く。

(文書取扱責任者及び文書取扱主任の職務)

第8条　文書取扱責任者は、上司の命を受け、次に掲げる事務に従事する。

(執務時間外の文書事務)

第9条　執務時間外の文書事務については、丸森町宿日直規程(昭和47年丸森町訓令甲第6号)に定めるところによる。

(文書関係簿冊)

第10条　文書の取扱いに要する帳簿(以下「帳簿」という。)は、次のとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第11条　文書には、記号及び番号をつけなければならない。ただし、軽易なものは、これを省略することができる。

(文書の書式等)

第12条　文書、条例及び辞令の書式及び形式等は、別表第2のとおりとする。

(文書の受領及び配布)

第13条　到着した紙文書は、次の方法により総務課において受領し、配布しなければならない。

(文書の収受)

第14条　文書取扱責任者は、前条の規定により配布された文書及び主務課に置いて直接受領した文書について、次の方法により処理しなければならない。

(ファクシミリによる収受)

第15条　前条の規定は、ファクシミリで受信した紙文書の収受について準用する。

(電子メールによる受信)

第16条　電子メールを受信した職員は、その内容が事務処理を要するものであるときは、文書管理システムに必要な事項等を記録しなければならない。

(起案)

第17条　起案は、文書管理システムで行うものとする。ただし、これにより難いときは、回議用紙(様式第10号)を用いて行うことができる。

(文案の作成要領)

第18条　文案の作成に際しては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(回議文書作成の要領)

第19条　回議文書の作成に際しては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(文書の回議)

第20条　回議文書は、丸森町決裁規程の定めるところにより、職制の順に必要最小限の範囲で回議しなければならない。

(審査及び法令審査委員会への付議)

第21条　次に掲げる回議書は、決裁を受ける前に総務課長の審査を受けなければならない。

(決裁の表示)

第22条　起案した事案が決裁されたときは、文書管理システム又は回議用紙の所定の欄に決裁年月日を記録しなければならない。

(決裁済文書の処理)

第23条　決裁を終えた回議文書(以下「原議」という。)は、文書管理システム等により速やかに施行等の処理をしなければならない。

(例規文書の処理)

第24条　条例等を制定又は改廃しようとするときは、主務課において原案を作成し、決裁を受けた後、総務課長に原議を送付するものとする。

(議案の処理)

第25条　議会に議案を提出しようとするときは、議案の原案を主務課において作成し、決裁を受けた後、総務課長に原議を送付するものとする。

(供覧)

第26条　文書取扱主任は、収受した文書を供覧に付するときは、文書管理システムにより供覧するものとする。

(文書の施行者名)

第27条　文書の施行者名は、町長名を用いなければならない。ただし、法令等に別段の定めがあるときは、この限りでない。

(文書の日付)

第28条　施行文書の日付は、原則として施行する日としなければならない。

(施行文書の登録等)

第29条　施行を要する原議は、第10条に規定する総務課に備える帳簿又は文書管理システムに登録しなければならない。ただし、軽易なものは、この限りでない。

(公印の押印)

第30条　施行文書には、丸森町公印規則(昭和47年丸森町規則第12号)の定めるところにより、公印を押さなければならない。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。

(文書の発送)

第31条　施行文書は、総務課において発送するものとする。ただし、軽易な往復文書等は、主務課においてファクシミリ送信又は電子メール送信により、特に説明を要するものは、主務課において手渡し又は使送により発送することができる。

(原議の整理)

第32条　施行済の原議には、文書管理システムにおいて必要事項を記録しなければならない。ただし、回議用紙を用いる場合は、紙文書による施行済の原議に必要事項を記入し、所定欄に発送者の印を押さなければならない。

(文書整理等の原則)

第33条　文書の整理、保管、保存及び廃棄は、原則として文書管理システムにより行うものとする。ただし、この方法によることが適当でないものについては、当該文書に適した方法を用いることができる。

(文書の整理)

第34条　文書は、主務課の長(以下「主務課長」という。)と総務課長が別に協議して定める文書分類表により、分類番号を付してこれを区分整理するものとする。

(文書目録の整理等)

第35条　総務課長は、文書の保管及び保存状況を明確にするため、文書管理目録(様式第8号)を作成しなければならない。

(文書の保管)

第36条　当該年度に発生した文書は、主務課において当該年度末まで保管するものとする。

(例規文書等の保管等)

第37条　例規文書の原議は、総務課で交付等の手続き後、総務課で保管し、保存するものとする。

(文書の保存年限)

第38条　文書の保存年限は、次のとおりとする。ただし、主務課において、引き続き保管の必要があるものについては、この限りでない。

(簿冊)

第39条　簿冊は、文書分類表、保存年限及び事案の区分ごとに作成し、同区分に適合する文書を整理するものとする。

(簿冊一覧)

第40条　総務課長は、簿冊の分類及び主務課等を明確にするため、簿冊一覧を作成するものとする。

(簿冊の作成)

第41条　簿冊は、主務課において作成するものとする。

(簿冊の管理)

第42条　主務課長は、組織の見直し等が行われた場合は、必要に応じて、簿冊の移管、統合及び分割を行わなければならない。

(簿冊の保存)

第43条　主務課長は、整理の完了した簿冊のうち保存年限が10年を超えるものについて、会計に関する文書は毎年7月末日までに、その他の文書は毎年5月末日までに保存文書目録を作成するものとする。

(保存文書の閲覧等)

第44条　書庫に収蔵した文書(以下「保存文書」という。)は、主務課長の承認を得なければ閲覧又は借覧することができない。

(保存文書の転貸等の禁止)

第45条　閲覧又は借覧中の保存文書は、転貸し、又は庁外に持ち出してはならない。ただし、主務課長の承認を得たときは、この限りでない。

(電子文書の保存等)

第46条　主務課長は、電子文書の保存に当たっては、記録の毀損、改ざん及び漏えい等が生じないよう、必要な措置を講じるものとする。

(廃棄)

第47条　保存期間を満了した文書は、主務課長が文書廃棄台帳を作成し、その責任において適切に廃棄するものとする。

(書庫の管理等)

第48条　主務課長は、使用する書庫を適切に管理するとともに、整理整頓に努めなければならない。

(その他)

第49条　この規程に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、町長が別に定める。